Gestion de la qualité chez Galexis

Galexis soutient ses clientes et clients dans la planification et la mise en œuvre de leur gestion de la qualité. Mais comment se présente-t-elle chez Galexis elle-même? Dans une série en trois parties, Remo Studer, Responsable de la gestion de la qualité et FvP de Galexis, répond aux principales questions.
Partie 2 – Q&A sur le stockage des médicaments

Quelles sont les exigences réglementaires en matière de stockage des médicaments?

Le stockage des médicaments doit être conforme aux exigences figurant dans le dossier de demande d’autorisation. En fonction des données de stabilité du produit, le titulaire de l’autorisation propose une fourchette de température de stockage admissible. Celle-ci doit ensuite être imprimée sur chaque emballage. Il existe de nombreuses fourchettes de température différentes, mais les plus utilisées en Suisse se situent entre 15 et 25°C et entre 2 et 8°C. Certains médicaments doivent également être stockés à l’état congelé. L’humidité de l’air est un autre critère qui entre parfois aussi en ligne de compte. Il n’existe pas de prescriptions concrètes pour les médicaments prêts à l’emploi et conditionnés dans un emballage secondaire. Il faut néanmoins garder en tête que si le taux d’humidité de l’air reste à un niveau élevé pendant une longue période, certains éléments collés risquent de se détacher et de provoquer l’ouverture involontaire des emballages. Enfin, il faut veiller à la propreté ainsi qu’à la protection contre les nuisibles.

Près de 400 palettes de marchandises arrivent chaque jour dans les centres de distribution de Galexis à Niederbipp et Lausanne-Ecublens. Les marchandises sont-elles livrées directement à l’intérieur des entrepôts?

Les deux sites sont équipés de quais de chargement à l’abri des intempéries, qui permettent de décharger la marchandise directement dans l’entrepôt. Les conditions de stockage indiquées s’appliquent partout, même dans cette zone. Compte tenu de l’ouverture régulière des portes, le respect des températures constitue ici un véritable défi. Mais une bonne formation des équipes et la mise en place de moyens techniques tels que des rideaux d’air nous aident à nous conformer aux prescriptions.

Quelles sont les étapes suivantes une fois la marchandise livrée à l’entrepôt?

Dans un premier temps, nous comparons la livraison reçue avec la commande. Nous n’acceptons une livraison que si nous avons préalablement passé la commande correspondante. Nous vérifions ensuite sommairement si les palettes ou les cartons d’emballage ne sont pas endommagés ou sales. Il est également très important de s’assurer que les marchandises ont bien été transportées sous température contrôlée (p. ex. transport dans un véhicule frigorifique pour les marchandises réfrigérées). Après ce premier examen sommaire, on contrôle en détail la marchandise reçue. On vérifie ici si la marchandise livrée est bien conforme au bon de commande, si les quantités sont correctes et si aucun emballage n’est endommagé. La date de péremption de chaque produit est aussi contrôlée. Si celle-ci est trop courte, nous pouvons refuser la livraison. Mais en période de pénurie, nous sommes parfois contraints d’accepter des marchandises ayant une durée de conservation résiduelle un peu plus courte afin de pouvoir continuer à assurer leur disponibilité. Une fois que la marchandise livrée a passé toutes les étapes du contrôle, elle est entreposée dans la zone de stockage qui lui a été attribuée.

Quelles sont les différentes zones de stockage possibles?

Nous disposons de plusieurs zones de stockage offrant des températures différentes: il y a la zone des marchandises réfrigérées (de 2 à 8°C) et celle des marchandises à température ambiante (de 15 à 25°C). Actuellement, nous n’avons pas d’entrepôt pour les produits congelés. Les stupéfiants sont quant à eux stockés dans des locaux fermés et protégés contre le vol.

Quelles exigences les différentes zones de stockage doivent-elles satisfaire en fonction des produits?

Pour pouvoir maintenir des températures de stockage correctes, les locaux doivent impérativement être climatisés. Dans la zone réfrigérée, nous devons en outre veiller à une isolation suffisante. Nous avons aussi mis en place un programme de lutte contre les nuisibles afin d’éviter les dommages causés tant par les insectes volants que par les rongeurs.

Ces dernières années, le nombre de produits/médicaments réfrigérés a fortement augmenté. Les températures de stockage requises ont aussi tendance à migrer vers des plages de plus en plus basses. Quelles sont les conséquences sur le stockage?

La demande de capacités de stockage pour les marchandises réfrigérées ne cesse d’augmenter. Nous procédons donc constamment à des agrandissements et à des optimisations de notre surface de stockage frigorifique. Mais c’est un véritable défi car ces travaux d’extension doivent être réalisés sans interrompre l’activité. Les marchandises congelées impliquent également une logistique très exigeante. Elle n’est d’ailleurs pas encore très répandue dans le secteur du commerce de gros. La problématique a surtout vu le jour avec l’arrivée des vaccins à ARNm. Même si, entre-temps, la demande de tels vaccins a considérablement baissé, nous nous attendons à ce que la logistique des produits congelés se développe à l’avenir. (Plus d’informations sur la logistique du froid)

Quels systèmes de climatisation et de contrôle sont-ils mis en place pour assurer un stockage optimal des marchandises dans les centres de distribution de Galexis?

Nous utilisons un logiciel de contrôle de la température qui enregistre la température toutes les cinq minutes sur plus de 150 positions réparties sur l’ensemble des sites. Dès qu’un dépassement de la limite de température est constaté, une alarme se déclenche. Celle-ci est immédiatement traitée par nos équipes compétentes, et ce 24 heures sur 24, car un groupe frigorifique ou un climatiseur peut s’arrêter inopinément à tout moment, même la nuit.